第一部分 企事业档案工作规章制度第二部分 归档文件整理规程(文件级)第三部分 基建项目档案、照片档案管理的一般要求第四部分 全宗卷
第一部分 企事业档案工作规章制度1、体系构成:企事业档案管理办法企事业文件材料归档办法企事业档案分类编号办法企事业档案库房管理制度企事业档案鉴定销毁制度企事业档案利用制度企事业档案保密制度企事业档案工作岗位责任制等等
2、制定企事业档案工作制度的基本原则(1)符合国家法律法规的有关规定(2)适用、可行,符合企事业实际情况(3)全面、具体,有较强的可操作性(4)措施得力,形成有效的激励约束机制3、制定企事业档案工作制度的程序(1)企事业从事档案工作的部门或人员依据国家有关法律、法规、标准等规定,结合企事业实际,提出企事业档案工作制度体系方案,拟写档案工作规章制度初稿
(2)广泛征求各有关部门对档案工作制度初稿的意见(3)修改、完善相关规章制度,部门负责人审核,形成档案工作规章制度送审稿(4)报单位分管档案工作的领导审定批准,以企事业正式制度或标准的形式印发执行(5)补充修改企事业相关制度、标准
4、企事业档案工作各项规章制度的主要内容(1)《企事业档案管理办法》的主要内容: a 档案工作的基本原则; b 档案管理体制及其职责; c 文件材料的形成与归档; d 档案的管理:包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等规定; e 奖励与处罚.
(2)《企事业档案库房管理制度》的主要内容: a 档案库房管理的原则; b 档案保护所采取的相应措施和基本要求.(3)《企事业档案鉴定销毁制度》的主要内容: a 档案鉴定的方法; b 档案鉴定的程序; c 档案销毁及后期档案整理的基本要求.
(4)《企事业档案保密制度》的主要内容: a 保密工作的组织; b 密级档案的管理; c 利用密级档案的程序; d 利用密级档案应遵守的规定.(5)《企事业档案利用制度》的主要内容: a 利用档案的方式与手续; b 利用重要档案的批准权限; c 利用档案时应遵守的规定; d 档案利用效果统计方法.
(6)《企事业档案工作岗位责任制》的主要内容: a 分管领导职责; b 档案部门负责人工作职责; c 档案部门档案员工作职责; d 部门兼职档案员工作职责.
5、企事业文件材料归档办法 此办法主要包括:文件材料的归档要求、归档范围、归档时间、整理要求、归档手续等. 此办法重点是归档范围.归档范围主要解决以下问题:本单位哪些材料有保存价值因而应该归档,分别应该由哪些部门负责收集. 归档范围作用重大,对单位文件材料收集工作有着重要的指导作用.
示例: ***文件材料归档办法 第一条 为规范本单位文件材料归档工作,丰富、完善本单位档案信息资源,依据有关规定,制定本办法. 第二条 本办法所称本单位文件材料,是指本单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录. 第三条 本单位各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作,纳入本部门的职责范围,列入有关人员的岗位责任制.
第四条 各部门担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定,确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档. 第五条 档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作. 第六条 文件材料归档的基本要求 (一)归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存,不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸; (二)归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备;
(三)归档文件材料应当经部门或项目负责人审定; (四)归档文件材料的整理应当系统、规范; (五)音像材料(包括照片、录音、录像等)和实物要与文字说明一起归档;外文材料要与翻译材料一起归档;电子文件要与纸质文件一起归档. 第七条 文件材料的归档范围 本单位各类文件材料的归档范围及保管期限表见附件.
第八条 文件材料的归档时间 (一)本单位各职能部门形成的管理性文件 材料,一般应在办理完毕后的第二年上半年归档; (二)工业企业产品、非工业企业业务项目、 科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个 月内归档,时间长的项目可分阶段、分单项归档; (三)外购设备仪器或引进项目的文件资料 在开箱验收或接收后先登记,等安装调试完后, 随即与安装调试中形成的文件材料一起归档; (四)负责人和职工外出参加公务活动形成 的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员 归档;
(五)会计文件材料在会计年度终了后归档,由本单位财务会计部门保管一至三年,向档案部门移交; (六)下列文件材料应随时归档: 1、没有及时归档的零散文件材料; 2、变更、修改、补充的文件材料; 3、机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料; 4、应归档的非纸质载体材料(指音像、 实物等特殊载体); 5、其它临时活动中形成的文件材料. 第九条 归档文件材料的整理参照青岛市《归档文件整理规程》(文件级)进行
第十条 应归档的文件材料一般归档一份, 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定 归档分数. 第十一条 文件材料归档时,由承办部门 填写归档材料移交清单,重要项目文件材料归 时还应编写归档说明,并经过项目负责人审核 签字.交接双方(指承办部门和档案部门)根 据文件材料移交清单清点,核对无误后,在 《档案交接登记表》上 签字,移交清单由交 接双方各保留一份.
第十二条 档案部门根据《档案工作考核办法》的规定,按时考核各部门立卷归档情况.附件:文件材料归档范围及档案保管期限表
附件:文件材料归档范围及档案保管期限表管理类:
序号
基本范围责任部门
保管期限
1
本单位年度工作计划、总结
办公室
永久
2
本单位民主生活会会议记录、纪要
党总支
永久
3
党委评先创优文件材料
党总支
长期
4
本单位机要、文秘、保密、信访工作文件材料
办公室
(1)
重要的
永久
(2)
一般的
短期
6、企事业档案分类编号办法示例:档案分类编号办法 第一条 为科学地管理本单位档案,促进档案信息资源的利用与交流,制定本办法. 第二条 本单位档案的分类原则是:以本单位全部档案为对象,依据本单位职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于档案的科学管理与开发利用.
第三条 档案分类 (一) 档案一级类目的设置 设置管理档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档案、音像档案九大类. (二) 档案二级及二级以下类目的设置 1.管理档案二级类目按年度(文件材料形成年度)设置;三级类目按保管期限设置. 2.会计档案二级类目按其种类设置(财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它)设置;会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目(即三级类目)按年度设置.
3.产品档案二级类目按产品系列(或种类)设置;三级类目按产品型号设置(如果本单位产品比较单一,产品档案二级类目可以按产品型号设置). 4.科研档案二级类目按课题性质设置,三级类目按课题设置(项目少不需要设置三级类目的,其二级类目可直接按课题设置). 5.基建档案二级类目按性质(或用途)设置,三级类目按建筑项目设置(项目少不需要设置三级类目的,其二级类目可直接按项目设置) .
6.设备档案 设备档案的基本分类方法是型号分类法.根据生产组织形式和设备类型的不同,设备档案具体的分类主要有两种方法:性质—型号分类法和工序—型号分类法 复杂的设备如以下图例;不复杂的设备档案二级类目按性质(或工序)设置,三级类目按设备型号设置(如果本单位设备简单,可以二级类目直接按设备型号设置).
性质——型号分类法
使用性质
型号
设备档案
锻压设备
………
………
金属切削设备
车床
C616
C620
C630
………
铣床
………
刨床
………
磨床
………
………
………
………
………
………
工序——型号分类法
工艺
工序
型号
设备档案
原毛加工
开毛机
………
洗毛机
………
烘毛机
………
毛条加工
梳毛机
………
针梳机
………
精梳机
………
绒线加工
混条机
………
粗纱机
………
细纱机
………
合纱机
………
染整
………
………
7、照片档案 按照《青岛市照片归档与管理规范》(青档字[2005]14号)执行. 8、音像档案 音像档案二级类目按载体形式(如录音带、录像带等)设置. 9、实物档案 实物档案二级类目按实物种类(如证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、废止的印章等)设置.
第四条 档号编制 档号由类目号、件号组成. (一)类目号的编制 1.一级类目采用大写汉语拼音字母编写, 即GL:管理、KJ:会计、CP:产品、KY:科研、JJ:基建、SB:设备、SW:实物、YX:音像. 2.二级及二级以下类目:管理类二级类目为年度号,会计类、音像类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写;管理类的三级类目位保管期限号(永久为"1"、长期为"2"、短期为"3"),会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目(即三级类目)为年度号;科技类档案,有代号的,一般优先采用,无代号的,可采用汉
语拼音、英文字母或阿拉伯数字编写. (二)件号的编制 1.各类档案均按照最低一级分类类目为单位编写案件(以"件"为单位的文件材料)顺序号. 2.同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号"."隔离. 3.类目号与件号中间用间隔号"-"隔开.
第五条 档号示意: (一)GL2003·1-1 2003年永久性的管理类档案第1件GL2003·2-1
……

欲阅读全文，请下载！